一、岗位工作职责

综合办公室是学院的综合办事机构，主要职能是当好公司、学院领导的参谋和助手，做好学院综合、协调、督办、服务等工作。

1、贯彻落实国家有关教育方针、政策和学院的决议，了解反映全院行政工作的情况，提出学院工作的建议和方案。负责起草学院工作的决议、计划、总结、请示、报告等文件。

2、做好董事会、院务会、院长办公会、党委会、学院工作例会及其他全院性大会的会务准备工作。作好会议记录，编写会议纪要，检查、汇报会议精神的贯彻执行情况。  

3、履行党委办公室职责，做好党务工作的规划及实施，促进学院党政工作的协调发展。

4、负责全院文件的签收、登记、传阅、催办以及核稿、编号、用印、封发、归卷等文件处理工作。负责院属各部门给学院的请示、报告的归口、呈报、催办、答复等工作。

5、负责学院的整体宣传策划，网站建设，对外宣传、关系协调工作。

6、负责全院综合统计、计划生育工作，代管学院档案工作。

7、负责公司及学院的印鉴、印信管理。

8、负责办公室的日常接待和全院性的接待工作；负责处理来电、来访、来函工作。

9、协调全院节假日值班工作。

10、完成领导交办的其他工作。

二、办公要求

（一）办公程序

1、上班前：整理办公室卫生。

2、办公素养：

⑴着装整洁大方，按时上、下班，不迟到早退。

⑵办公时间严禁玩电脑游戏、办私事。

⑶保持室内安静，不准大声喧哗、闲谈。

⑷不准翻拿别人办公桌内的东西，未经本人允许不准翻阅文件和工作笔记等。

⑸保持室内卫生，不随地吐痰、扔烟头、纸屑等。

⑹因工作需离开办公室时，应向领导说明去向和所办事宜，经允许后方可离去。当领导不在时，应告知同室人员。

⑺自觉遵守保密纪律，不该问的、听的、说的，不问不听不说。

3、办公时各种情况的处理：

⑴对院内来办事的人员要热情接待，问清来由，属业务范围内的，要积极主动承办，不能解决的要向对方说明理由；不属本部门工作范围的，要主动向有关部门介绍。

⑵院外人员到本单位办事时，要查看证件、介绍信后，主动接待、抓紧办理，不能办理的要讲清原因，视情况向院领导报告。

⑶用电话接受上级机关的指示和下级报告时，应了解对方的单位、姓名、职务，并做好详细记录，及时将其内容报告领导或转告承办人。向领导报告时，应说出执行或处理的建议，对下级的请求要及时给予答复。

⑷用电话传达指示、通知或向上级报告工作时，要做到正确领会领导意图，记得清、传得准。传达后要将接电话人的姓名、职务及传达的时间登记在电话记录本上，以备事后备查。

⑸接电话要做到及时、准确、简明扼要。

4、下班：

下班前5分钟，全体人员应主动收藏好文件、资料，关好门窗、电源。

（二）办公室布置

1、办公室除在统一位置上悬挂（张贴）与业务有关的图表外，不准悬挂（张贴）其它物品，不能乱拉电线。

2、办公桌、电脑、文件柜要摆放整齐有序。

3、文件、资料要分类存放，标志明显，便于查阅。

三、行政请示、报告

1、凡属职权范围内能处理的事情必须及时报主任处理，事后报告相关院领导。

2、凡属职权范围内无权处理或无把握解决的问题，首先将事情的原委了解清楚，然后再报告相关院领导。处理学生的一般事务引导至学工或教务部门接待，需集中处理的由各单位负责学生工作的干事会同机关相关处（室）每星期集中向院领导报告一次，严禁由学生本人或家长直接找院领导或公司领导。

3、由于时间紧迫来不及请示报告的问题，应根据上级总的意图边处理边报告。

4、一般情况下应逐级请示报告，在特殊情况下越级请示报告时，要尽快告知直接领导。

四、会议管理

办公室设专人负责会议服务与管理，具体按《会议管理制度》办理。

五、文件管理

1、收文

⑴清点签收。由院办内勤机要干事对上级下发或直接领取的机要文件、资料，逐件清点核对无误后，在收文本上签收，并注明签收时间。

⑵发现文件格式不当或文件份数有差错，应立即报告发文单位。

⑶分类登记。对收到的文件按分类登记编号。

2、发文

⑴由本院制发和转发的文件，必须认真登记、编号，并检查文件格式和公文分类是否正确，发现有不符合公文分类和格式规定的文件要及时更正。

⑵文件形成后，由承办单位核准无误，加盖公章后交院办登记发出。文件底稿交院办留存。发出的文件直接在发文登记本上登记。

3、会议文件的管理

⑴各级领导外出开会带回的文件，院办要提醒领导主动交院办办理登记手续。

⑵本院召开的会议，由会议承办部门将文件开列清单，主动交院办留存。

4、文件借阅

本单位人员借阅业务范围内的文件，可直接借阅，但必须办理登记手续，事后及时归还。

具体按《长沙市南方职业学院公文处理规程》及《关于规范收文、发文、传文程序的通知》办理。

六、档案的管理

办公室暂代管全院档案，安排兼职人员负责全院档案管理，具体按《档案管理制度》办理。

七、网站的管理

办公室负责网站宣传整体策划、监督管理和日常维护；信息系负责网站建设和技术支持；网络中心负责网站安全保障和监控。具体按《网站管理办法》执行。

八、印章的管理

1、印章的刻制

⑴印章制度要严格按照有关规定，呈报各级领导批准，所有印章要去指定地点刻制，由院办负责承办。

⑵印章刻制由承办单位作好暗记，登记备案后才能下发使用。

⑶严禁私自刻制公章。

2、印章的使用

⑴印章由院办专人保管，按规定使用。

⑵正常业务工作用章由业务部门承办。

⑶凡需用学院或院领导的印章均须持院领导签发的批件（文）方可用印，批件由院办保存备查，时间1-3年。

（4）使用印章要登记，严禁用公章谋取私利。

印信管理具体按2010年1月新办法执行。

九、值班协调

重大节日、寒暑假和特殊时期学院设立各级值班制，由院办负责协调安排。

（一）院领导值班，由院领导轮流担任，其主要任务是：

1、审批和协调临时性工作安排、计划外会议和重大活动。

2、维护学院的一日生活秩序。

3、检查下级值班人员履行职责的情况，处理其它临时重要事项。

4、接受上级的指示和下级的请示、报告，并及时妥善处理。

（二）行政值班，由机关处（室）人员轮流担任。

1、维护学院的工作秩序和一日生活秩序，检查各级值班和保安履行职责情况。

2、处理门卫发生的问题。

3、收集各单位的情况，发现问题及时报告值班院领导各有关业务部门。

4、认真填写值班日志，及时向值班院领导报告当天情况。

（三）其它单位组织的值班，由各单位自行安排，并报院办备案。

十、工作分工

姜佐军：主持综合办公室全面工作，负责接待、宣传、公文处理等工作协调。

严晓蕾：内勤文秘，负责全院综合统计、院办日常行政事务及财务。

李  娜：机要秘书，负责公司日常事务、印章、公文管理。                                                           

廖  丹：内勤接待，负责办公室日常来访接待，报刊资料发放与会务管理。

成  毅：外勤联络，负责对外联络，文件传送与登记。

蒋次波：宣传干事，负责校园网站建设，内外宣传事务。

欧阳青：党办秘书，负责党办日常行政事务。

综合室人员联系表